Home office: como funciona? Conheça o modelo da Lotus Yang.

Lotus Yang, holding criativa de Karol Andreis e Leo Mereu, opera de casa há mais de uma década, tem cerca de 40 colaboradores e fatura mais de R$5 milhões por ano.

Home office já não pode mais ser visto como “modalidade de trabalho do futuro” ou exclusivo para algumas empresas da nova economia. 

Passamos, periodicamente, por mudanças decisivas em nossas estruturas e negócios, e isso tudo gera impactos importantes em nosso trabalho e em nossas vidas. Em função da pandemia do COVID-19 algumas transformações precisaram ser aceleradas e o home office virou a palavra do momento.

Falar de home office e nova economia nos remete, imediatamente, à empresa de maior sucesso nessa empreitada que conhecemos no mercado de marketing e comunicação. Foi inspirada na Lotus Yang que a Otimifica se desenvolveu. No nosso dia a dia, desde o princípio, trabalhamos em um formato híbrido, com jornadas presenciais e remotas. 

Home office não é apenas levar o trabalho para dentro de casa. É preciso uma adequação de mentalidade. O novo normal é all-line e só funciona se houver confiança mútua.

No entanto, muitas empresas não possuem uma rotina aberta a esse formato de trabalho. Home office não é apenas levar o trabalho para dentro de casa. É preciso uma adequação de mentalidade. O novo normal é all-line e só funciona se houver confiança mútua. As empresas que apenas “levaram o trabalho para casa”, estão passando por mais dificuldades em relação à adaptação do seu dia a dia, tendo como principais desafios a gestão de equipes e a própria comunicação interna dos negócios.

Se você ou a sua empresa estão nesta situação, bora oxigenar a mente com os diversos insights que virão a seguir, a partir da conversa com os sócios Leo Mereu e Karol Andreis.

Babushka + home office = Lotus Yang

Karol e Leo fundaram a Babushka há uma década.  Têm grandes cases nas áreas de marketing digital, publicidade, branding e branded content, entre outros, para empresas como Nestlé, Uber e Nubank. Atualmente contam com uma equipe de 40 pessoas  trabalhando em horário comercial a partir de suas casas desde 2015. São colaboradores fixos em São Paulo (SP), Porto Alegre (RS), Florianópolis (SC), Natal (RN) e até na Europa. Este ano, a agência passa a integrar o Lotus Yang Creative Group, holding de unidades de negócios criativos também operados pelos sócios.

Essas unidades poderão ser empresas dos próprios funcionários e também de parceiros, o que faz com que a “visão de dono de negócio” seja levada para projetos de comunicação. É uma rede altamente qualificada e pronta para atender qualquer desafio de comunicação e marketing, de acordo com a demanda e a possibilidade de resultados, dentro da expertise de cada um.

Por essas e outras, a Babs e a Lotus Yang são as nossas referências de criatividade e gestão de processos de marketing no home office. O modelo inovador de comunicação global, traz o olhar criativo e dinâmico do digital para oferecer  uma experiência 360 em comunicação com unidades alinhadas em cultura e visão de negócio.

Home office na agência: como tudo começou.

Otimifica: Por que vocês decidiram começar a trabalhar de casa numa época em que ninguém falava sobre isso?

Karol: Comecei a fazer freelancers em casa e me dei conta de que minha motivação era muito maior do que em um escritório, onde eu tinha que administrar energias de todos à minha volta.

Otimifica: Qual foi o maior desafio que vocês enfrentaram quando começaram neste formato?

Karol: A reputação com clientes, que ainda gera estranhamento.

Otimifica: Vocês atendem grandes marcas. Todas elas entendem e aderem ao fato da equipe trabalhar home office? Vocês são mais exigidos por utilizar este formato?

Karol: Sim, nossas entregas falam por si só. A maior cobrança é nossa mesmo. Sempre temos embaixadores mais cabeça aberta em cada cliente que confiam no modelo e votam pela inovação.

Otimifica: Qual foi o principal marco de sucesso de trabalho home office para vocês? Alguma história, cliente, projeto, melhoria…

Karol: O BABNT, nosso guia com um passo a passo de nosso método. É uma espécie de culture code da nova economia, que ajuda a alinhar as expectativas de quem está entrando na empresa, assim como relembrar quem porventura vem de um ambiente totalmente off e precisa de engajamento periódico com a nossa mentalidade.

Karol acrescenta que a equipe sempre acreditou na cocriação e  no poder da colaboração, com base nos conhecimentos e habilidades de cada profissional. É uma cultura há uma década e que a cada dia gera mais certeza de que é o melhor caminho para todo mundo nesse ecossistema.  “Para viver uma mesma cultura não precisamos estar dentro de um mesmo ambiente. Estamos conectados e em contato frequente, trocando e somando sempre”.

Ela também relaciona a habilidade de lidar com o trabalho remoto ao auto-conhecimento:

“Se estar em um ambiente com outras pessoas controlando seu trabalho te deixa mais produtivo, vale pensar em seu propósito para se manter estimulado. Eu vou sempre voltar para o autoconhecimento, porque não adianta testar técnicas se você não entende o motivo que te faz trabalhar. Com isso em mente, coloque missões/ objetivos diários, pequenos movimentos para você sentir que está progredindo. Não esqueça de conversar e trocar com os outros, mesmo virtualmente, você está na sua casa, mas faz parte de um time”.

Burocracias do home office: como lidar com elas?

Otimifica: E as Leis, que não previam ainda o teletrabalho? Como vocês lidaram com isso?

Karol: Existia uma zona cinza que citava até telégrafo. Nunca tivemos problemas com isso, mas a atualização nos trouxe segurança.

Otimifica: Como vocês fazem o controle de ponto?

Karol: Temos o nosso bom dia, a pauta e os prazos. Não há um ponto específico, mas temos a confiança de que a pessoa deu o bom dia no grupo e começou a trabalhar. Se ela não começou, não irá entregar com excelência no prazo correto.

Otimifica: Na hora de selecionar pessoas para trabalhar com vocês, que características são avaliadas para entender se têm fit com o home office? E, aliás, no mundo que vamos viver… existe “fit” para trabalhar home office ou deve ser uma adaptação natural ao mundo do trabalho?

Karol: É uma questão de quanto você consegue se adaptar a coisas novas. O perfil tech savvy tem essa característica: ele aprende a mexer rapidamente em novas ferramentas, então a primeira coisa que vemos é isso. O early adopter do Tik Tok já é uma pessoa aberta, optamos por gente assim :).

A FAQ do home office pela holding Lotus Yang:

As perguntas que a Karol e o Leo mais respondem:

Como gerenciar uma equipe à distância?

O trabalho remoto individual é muito comum entre freelancers que precisam entregar trabalhos específicos — uma reportagem, um relatório etc, mas, quando uma equipe precisa trabalhar junto, pode ser mais desafiador. Porém, não é impossível, como mostra a experiência da holding:

Horário fixo — porém flexível
Os colaboradores são unânimes em afirmar que se concentram e rendem mais trabalhando de casa. Engana-se quem pensa que é cada um por si ou trabalhando o tempo todo. “Respeitamos o horário de trabalho, porque queremos proporcionar qualidade de vida para o nosso time”, afirma Karol Andreis, CEO da Lotus Yang. A equipe trabalha em horário comercial de suas casas ou de onde preferirem. Alguns projetos podem requerer horas extras, “mas trabalhamos para que seja exceção e não regra — além de compensar o profissional, claro”, explica.

Facebook como workplace
“Se nosso job era entregar conteúdo de marca nas redes sociais, nada mais óbvio que fazer isso dentro da rede”, conta Mereu, lembrando os primeiros anos da Babushka. Os grupos fechados de Facebook são uma ótima ferramenta para organizar cada trabalho de forma eficiente — e gratuita. Assim, mantém o histórico de cada entrega e evita o excesso de e-mails internos e o uso abusivo de chats.

Como saber se a pessoa está trabalhando mesmo?

Não é questão de fiscalizar ninguém. A confiança é a base da relação. Além de estarem disponíveis para dúvidas, cada parceiro sabe a tarefa do dia e o respectivo prazo. E, quando é necessário alterar o prazo ou mudar o horário de trabalho por uma questão pessoal, eles têm o canal aberto para conversar com a gerência, que vai cuidar para que tudo se ajuste da melhor forma. 

Peça-chave nesse sistema é a gestão de projetos. Todo mundo sabe o que precisa fazer. Ter agendas abertas dos colaboradores em um sistema acessível a todos é uma boa forma para gerenciar. As horas e tarefas do departamento criativo (pauta) são organizadas e priorizadas por gerentes de cada projeto. A Babushka tem um aplicativo próprio para isso, mas é possível organizar usando uma planilha no Google Docs, por exemplo. 

Planejamento, redação e design, aprovações e ajustes, está tudo agendado. Ferramentas online de gestão de projetos ajudam muito. A cada passo completo, os gerentes de projeto atualizam no sistema. A Babushka adota o Wunderlist, mas existem outros no mercado também. No início, pode parecer burocrático preencher informações na ferramenta, mas ela ajuda todos a ficarem na mesma página e logo isso é facilmente incorporado à rotina.

Como manter o espírito de equipe?

É preciso conversar: quem gerencia uma equipe em trabalho remoto precisa oferecer um canal aberto de comunicação em que a equipe se sinta confortável para expor opiniões e eventuais desconfortos, para que ninguém fique remoendo uma situação que poderia ser conversada.

Chats e calls fazem parte do dia a dia de todos, seja para trocar ideias, tirar dúvidas ou alinhar expectativas. Duas vezes por mês, as equipes de São Paulo e de Porto Alegre se reúnem nos QGs. “É importante para manter o espírito de equipe, dar risada junto, trocar ideias olhando no olho”, diz Karol Andreis.

E a qualidade de vida, como fica?

A vontade da Babushka/ Lotus Yang sempre foi fugir do estigma de agência de publicidade, em que as pessoas trabalham até altas horas da noite para cada entrega. Priorizar o bem-estar da equipe é um diferencial que apresentam para os clientes. “Isso não significa trabalhar menos, mas sim trabalhar de forma organizada. Além de ser uma filosofia de vida, percebemos que é mais produtivo ter uma equipe feliz”, finaliza Karol.

Home office: dicas para quem está começando

Otimifica: Quais os principais desafios de trabalhar em casa para quem está começando? Estes desafios se acentuaram com o Coronavírus?

Karol: O primeiro ponto é: mantenha seu horário de trabalho. Estar em casa e começar a fazer outras coisas como beber cerveja, ver netflix ou lavar a louça não vai te ajudar a focar. Veja o tempo e o que você precisa para começar no horário certo e terminar no horário certo, para aí sim aproveitar sua casinha.
O momento atual dá uma baixada na energia. Não dá pra esquecer de comer direito, fazer exercício e tomar sol porque você está em casa, isso não ajuda a manter nosso humor legal e o humor não estando legal vai passar para o trabalho, gerando erros, desânimo, frustração.
Eu falo com toda a equipe enquanto eu trabalho, então gosto de pensar que o dia de trabalho é como quando vamos para um evento social: temos que estar bem conosco para transmitir energia e atenção para todo mundo que vamos interagir. Dias ruins acontecem, temos que permitir eles também, mas ter na manga técnicas para você se sentir bem faz toda a diferença.

Dicas da Lotus Yang para organizar sua equipe para trabalhar de casa:

• AMBIENTE: certifique-se de que a infraestrutura é satisfatória: internet e computador eficientes, mesa e cadeira confortáveis e um lugar silencioso, sem vai e vem de pessoas na casa.
• HORÁRIOS: estabeleça um horário fixo, de preferência o mesmo em que o restante da empresa está trabalhando.
• INTERVALO: faça a pausa de almoço da mesma forma que faria se estivesse no escritório.
• FAMÍLIA: comunique as pessoas da casa que você está trabalhando nesse horário; organize suas tarefas e estabeleça metas de produção para o dia.
• INTERVALO: faça a pausa de almoço da mesma forma que faria se estivesse no escritório.
• EXERCÍCIOS: fuja do sedentarismo: se no mundo corporativo se fala que a vida é de casa para o trabalho e do trabalho para casa, não piore a situação. No seu intervalo, faça uma atividade física, vá ver a rua: caminhar, correr, o que fizer você se sentir melhor – dentro dos parâmetros de segurança determinados pelas autoridades.

Dúvidas frequentes sobre home office:

Quais os tipos de trabalho home office?

Home office, ou trabalho de casa, pode ser de dois tipos: autônomo, também conhecido como freelancer, quando o profissional opta por trabalhar de qualquer lugar e ter os seus próprios clientes, ou através de uma empresa, contanto que esta permita trabalhar de casa. O home office é bastante comum em empresas de tecnologia, e vem se popularizando em empresas e agências de marketing e comunicação.

Como funciona o serviço de home office?

O serviço de home office pode ser em tempo integral ou parcial. As reuniões acontecem online ou por telefone, usando aplicativos como Skype, Zoom, Google Meet, entre outros. Algumas empresas desenvolvem acordos entre as equipes de forma a monitorar e mensurado a qualidade das entregas. Todo o processo de avaliação de desempenho acontece online também.

O que precisa para trabalhar home office?

Uma boa conexão com a internet; um ambiente adequado e ergonômico, de preferência iluminado, silencioso e sem distrações; organização e gestão de tempo para priorizar as suas tarefas; contato periódico com o cliente ou equipe, para garantir o alinhamento das atividades.

Que ferramentas usar no home office?

Conheça a caixa de ferramentas que o Otimiteam utiliza para otimizar o trabalho!

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